Các cách đánh số thứ tự tự động trong Exel, đơn giản, dễ hiểu

Mô tả: Một bảng tính trong Exel thường chứa rất nhiều loại thông tin khác nhau, trong đó loại thông tin về số thứ tự của mỗi hàng, mỗi cột đóng vai trò rất quan trọng để người dùng có thể tìm kiếm – phân biệt – sắp xếp đúng theo mong muốn của mình. Để thực hiện các chức năng trên, người soạn thảo Exel thực hiện các thao tác đánh số thứ tự tự động trong Exel. Những cách đánh số thứ tự tự động trong Exel như sau:

1.Cách đánh số thứ tự trong Exel khi xóa dòng (hàng)

 

Để không mất thời gian phải đánh lại số thứ tự khi xóa dòng hoặc thêm dòng trong Exel thì chung ta sử dụng Hàm Row. Thao tác đánh số thứ tự trong Exel khi xóa dòng sử dụng Hàm Row như sau:

Bước 1: Nhập Hàm =Row()-1 vào ô thứ tự đầu tiên (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên dùng Row()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng Row()-2)

Bước 2: Kéo chuột xuống các ô bạn muốn đánh số hàng. Bảng đã được tạo ngay lập tức và bây giờ, khi bạn chèn hoặc xóa các hàng trong phạm vi bảng, số hàng luôn được cập nhật tự động.

2. Cách đánh số thứ tự theo điều kiện

Đánh số thứ tự theo điều kiện trong Exel là cách sử dụng công thức trong ứng dụng của Exel để đánh số thứ tự cách hiệu quả nhất.

Cú pháp Hàm: B2=IF(C2=””,0,COUNTA($C$2:C2)) (ý nghĩa: nếu C2 trống thì sẽ trả giá trị bằng 0 nếu không trống thì Hàm COUNTA đếm ô có dữ liệu từ khoảng C2 => C2 (Trong đó cố định điểm đầu ô C2, điểm cuối không cố định để khi kéo công thức ta sẽ được bảng như ý) vào ô thứ tự đầu tiên. Xem ảnh sau:

3. Đánh số thứ tự không liên tục trong Exel

Khi lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi, để số thứ tự vẫn được đảm bảo thì chúng ta sẽ sử dụng cách đánh số thứ tự không liên tục trong Exel. Để đánh số thứ tự không liên tục trong Exel chúng ta sử dụng Hàm SUBTOTAL lồng với Hàm IF, cụ thể như sau:

Cú pháp Hàm như sau:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Ý nghĩa công thức:

+ logical_test: Điều kiện của Hàm IF.

+ [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.

+ [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.

+ function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với Hàm COUNTA).

+ ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Bạn có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống. Nhiệm vụ của bạn là phải điền số thứ tự tương ứng với cac mặt hàng một cách tự động, từ các hàng trống.

Nhập Hàm theo cú pháp “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.

Giải thích Hàm:

Đối với Hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ function_num = 3: Được hiểu là Hàm COUNTA trong SUBTOTAL – Đếm số ô không trống.

+ ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy Hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).

Đối với Hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ C3=””;””: Có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.+ SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng Hàm SUBTOTAL

4. Cách đánh số thứ tự trong Exel khi Filter

Khi sử dụng tính năng Autofilter, bạn sẽ gặp khó khăn khi đánh số thứ tự trong Exel. Để khắc phục điều này, bạn vẫn sử dụng Hàm SUBTOTAL kết hợp với Hàm IF. Cụ thể như sau:

5. Cách đánh số thứ tự trong Exel 2010

Công việc thống kê bằng Exel 2010 sẽ đơn giản phần nào khi bạn thành thục các cách đánh số thứ tự. Upanh123.com sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách đánh số thứ tự trong Exel 2010: đánh số thứ tự bằng cách kéo chuột và đánh số thứ tự bằng công thức đơn giản. Cụ thể như sau:

5.1. Cách đánh số thứ tự trong Exel bằng cách kéo chuột

Bước 1: Mở file Exel lên và nhập số thứ tự cho 02 ô đầu tiên sau đó dùng chuột phải bôi đen 02 ô vừa điền số.

Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông nhỏ ở góc ô kéo xuống mức thứ tự mà bạn cần


5.2. Sử dụng công thức đơn giản

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên trong hàng, cột mà bạn muốn điền số thứ tự tự động. Ở tô tiếp theo, bạn nhập công thức:

= “vị trí ô vừa điền” + x (với x là bước nhảy – tức là khoảng cách giữa 2 số thứ tự liên tiếp) > Nhấn Enter.

Ví dụ: Với số khởi đầu là 1, bạn muốn Exel điền số thứ tự theo kiểu 1, 2, 3… thì chọn x là 1; theo kiểu 1, 3, 5,… thì chọn x là 2.

Bước 2: Di chuột đến biểu tượng dấu cộng ở góc dưới, bên phải ô bạn vừa nhập công thức. Nhấn giữ dấu cộng này và kéo thả chuột đến hết ô cần đánh số tự động mà bạn mong muốn.

Kết quả như sau:

 

  1. Phím tắt đánh số thứ tự trong Exel

Để đánh số thứ tự trong Exel bạn có thể dùng phím tắt bằng cách kết hợp với phím Ctrl. Để sử dụng phím tắt đánh số thứ tự trong Exel ta thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập vào số 1 ở ô đầu tiên, tức là sẽ đánh số thứ tự bắt đầu từ 1 trở đi.Bước 2: Bấm chọn vào ô mới nhập liệu là 1 (thấy xuất hiện viền xanh bao quanh ô là được), sau đó bạn nhấn giữ phím Ctrl và rê chuột vào góc dưới bên phải của ô.

Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo đến hết danh sách cần đánh số thứ tự. Sau đó đồng thời thả chuột và phím Ctrl ra.

 

Lưu ý: Không được thả phím Ctrl, trước khi đánh số thứ tự xong nhé!

6. Đánh số thứ tự trong Exel sử dụng mốc điền

Đánh số thứ tự trong Exel sử dụng mốc điền (Fill Handle) xác định những thuộc tính/ giá trị từ ô đã điền và giúp bạn nhanh chóng áp dụng nó với các ô tính khác. Sau đây là ví dụ về cách sử dụng Fill Handle:

Bước 1: Với bảng thống kê dữ liệu như sau:

 Bước 2: Chọn cả hai ô (A2 và A3) sau đó sẽ có một hình vuông nhỏ ở dưới cùng bên phải của vùng chọn.

 

 

Bước 3: Bấm giữ chuột và kéo xuống đến cuối danh sách để quá trình đánh số thứ tự diễn ra “tự động”, Exel sẽ nhận biết số thứ tự qua 2 hàng 1 – 2 mà ta vừa đánh số thủ công ở bước 1. Mỗi một hàng sẽ được + thêm một đơn vị.

 

 

Như vậy bài viết trên đây upanh123.com đã hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự tự động trong Exel đơn giản, dễ hiểu. Chúc các bạn thành công!

Office -