Các lệnh cơ bản trong Excel và cách để thành thạo Excel cơ bản

Các lệnh cơ bản trong Excel, cách để thành thạo Excel cơ bản, tầm quan trọng của Excel văn phòng, các phím tắt trong Excel nên biết và các hàm Excel thường dùng trong văn phòng. Đọc ngay bài viết sau để tìm hiểu thông tin chi tiết!

Nội Dung Chính

Tổng hợp các lệnh cơ bản trong Excel

Excel nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office gồm nhiều phần mềm hỗ trợ viết văn bản, thuyết trình, quản lý Email hay bảng tính như Excel. Phần mềm này giúp tạo ra các bảng tính, cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Các lệnh cơ bản trong Excel bao gồm: 

Khởi động Excel: Nháy đúp vào biểu tượng của bảng tính Excel trên màn hình nền. Nhấn Start, chọn All Program, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Excel. Nháy đúp chuột vào tệp của chương trình bảng tính Excel đã được lưu.

Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới: Bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.

Tổng hợp các lệnh cơ bản trong Excel

Tổng hợp các lệnh cơ bản trong Excel

Ẩn hoặc hiện dòng: Ẩn dòng đi mọi người hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu Format –> Row –> Hide. Khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng.

Tạo một Shortcut Menu mới: Vào mục File, kích chọn Options, chọn Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. 

Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau: Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng. 

Hiện, ẩn các phím tắt: Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ.

Dán đặc biệt (Paste Special): Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special. 

Sao chép và di chuyển vùng: Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

Thoát khỏi Excel: Có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office >chọn Exit Excel. Hoặc nhấp chuột vào nút X ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.

Phóng to cửa sổ Excel: Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh taskbar bên phía dưới màn hình.

Thu nhỏ cửa sổ Excel: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải.

Cách để thành thạo Excel cơ bản

Hiện nay, Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán, thống kê dữ liệu. Cách để thành thạo Excel cơ bản như sau: 

Xác định một giáo trình chuẩn để tự học Excel: Để giúp bạn mau chóng nắm vững kiến thức trong khi nhắn nhất, việc có một giáo trình chuẩn bạn sẽ học được đầy đủ kiến thức, các bài chỉ dẫn ngắn gọn. Đây chính là yêu cầu số một quyết định việt bạn tự học Excel có thành công hay không. 

Tự giải quyết lỗi căn bản trong Excel: Nếu bạn vướng phải lỗi mà bạn không hiểu đấy là lỗi gì thì bạn sẽ không nhất thiết khắc phục được và công sức bạn bỏ ra đều ra đi hết. Lỗi là một nỗi lo vô cùng quan trọng bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản mỗi khi dùng Excel.

Biết phân tích tư duy Excel – Phương pháp học excel hiệu quả: Để phân tích bài toán tốt bạn cần phải đọc kỹ các yêu cầu, đánh giá sử dụng các hàm cho lý tưởng nhất. Bạn học thuộc hàm cực kì cụ thể nhưng phải biết vận dụng vào bài toán.

Các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu

Cách để thành thạo Excel cơ bản

Làm nhiều bài toán về Excel: Chỉ có làm bài tập bạn mới được vào thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể thực hiện được. Để giúp bạn nhớ lại các công thức đã học hỗ trợ bạn thích ứng nhiều dạng bài toán trong Excel, làm bài tập Excel cũng là vấn đề quan trọng. 

Biết phân tích bài toán trong Excel: Bạn học thuộc hàm trước và hiểu đúng bản chất của hàm thì bạn mới có thể ứng dụng được.

Học thuộc hàm và công thức Excel: Trước tiên bạn cứ học khái niệm hàm và công dụng nó làm gì bạn cần phải nhớ hiểu đúng bản chất chứ không học thuộc. Để biết hàm đấy áp dụng khi nào. Để vận dụng hàm Excel tốt thì đầu tiên bạn phải học thuộc định nghĩa và chức năng của hàm bạn muốn dùng. 

Tập luyện tính kiên nhẫn: Nếu bạn làm bài mà chưa ra mình chỉ bạn phải nhẫn lại đừng hỏi ai mà hãy tự tìm và khắc phục. Muốn giỏi Excel còn kết hợp cực kì rất nhiều hàm thì mới ra được một hàm và cho ra một kết quả chuẩn xác nhất chứ nó không đơn giản chỉ là vận dụng cho một hàm. Việc trước tiên để học tốt Excel bạn cần phải rèn luyện tính kiên trì khi giải quyết bài toán. Kiên trì không những riêng mỗi khi học Excel mà ở các công việc khác cũng vậy. 

Tầm quan trọng của Excel cơ bản văn phòng

Excel nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office giúp tạo ra các bảng tính cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Excel còn có rất nhiều ưu điểm như thao tác đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí sử dụng, có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu,…

Việc ứng dụng kỹ năng Excel cơ bản văn phòng vào công việc sẽ giúp mang lại cho nhân viên rất nhiều lợi ích như:

Các phím tắt trong Excel nên biết

Excel có hơn 500 phím tắt và một loạt các thủ thuật hữu ích để tăng tốc cách bạn làm việc. Các phím tắt trong Excel cơ bản nên biết bao gồm: 

Ctrl + `: Để thay đổi chế độ xem từ hiển thị giá trị ô thành công thức.

Ctrl + 8: Để hiển thị các ký hiệu phác thảo.

Ctrl + 5: Để gạch ngang trong một ô.

Ctrl + 1: Để định dạng nội dung ô.

Ctrl + Z: Để hoàn tác hành động cuối cùng.

Ctrl + U: Để gạch chân các ô được đánh dấu.

Ctrl + R: Để điền vào ô đã chọn với nội dung của ô bên trái.

Ctrl + P: Để in sổ làm việc.

Ctrl + L: Để mở hộp thoại tạo bảng.

Các phím tắt trong Excel nên biết

Các phím tắt trong Excel nên biết

Ctrl + I: Để in nghiêng nội dung ô.

Ctrl + G: Để nhảy đến một khu vực nhất định bằng một lệnh duy nhất.

Ctrl + D: Để điền vào ô đã chọn với nội dung của ô ngay trên.

Ctrl + A: Để chọn tất cả nội dung trong sổ làm việc.

Shift + Tab: Để di chuyển đến ô trước đó.

Tab: Để chuyển sang ô tiếp theo.

Alt + H + B: Để thêm đường viền.

Alt + H + H: Tô màu ô.

Alt + H + A + C: Căn giữa nội dung ô.

Ctrl + I, Ctrl + B: Để in nghiêng và làm đậm phông chữ.

Ctrl + C, Ctrl + V: Để sao chép và dán các ô.

F2: Để chỉnh sửa một ô.

Alt + M: Để chuyển đến tab Formula trên thanh công cụ.

Alt + W: Để chuyển đến tab View trên thanh công cụ.

Alt + A: Để chuyển đến tab Data trên thanh công cụ.

Ctrl + Shift + PageUp: Để lùi về sheet trước đó.

Ctrl + Shift + PageDown: Để chuyển sang sheet tiếp theo.

Ctrl + F4: Để đóng Excel.

Ctrl + W: Để đóng workbook đang làm việc hiện tại.

Ctrl + S: Để lưu workbook hiện tại.

Ctrl + O: Để mở một workbook hiện có.

Ctrl + N: Để tạo một workbook mới.

Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng

Các hàm cơ bản trong Excel sẽ giúp công việc văn phòng của bạn trở nên nhanh chóng, tiện lợi và thông minh hơn. Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng bao gồm: 

YEAR: Lấy năm của 1 ngày.

WEEKDAY: Trả về thứ trong tuần tương ứng với ngày được cung cấp (từ 1 – 7).

TODAY: Trả về ngày hiện tại.

NOW: Trả về ngày, giờ, phút hiện tại.

MONTH: Trả về phần tháng của một giá trị ngày tháng (từ 1 – 12).

Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng

Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng

EOMONTH: Tìm ngày cuối tháng.

DAY: Trả về phần ngày của ngày tháng (từ 1 – 31).

DATEVALUE: Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng ngày thành ngày chuẩn time code.

DATEDIF: Tính số tháng hay số năm giữa hai khoảng thời gian theo tùy chọn.

DATE: Trả về các số thể hiện một ngày theo đúng chuẩn time code.

FIXED: Chuyển đổi một số thành dạng văn bản (text).

EXACT: So sánh chuỗi, nếu giống nhau thì trả về TRUE, nếu khác nhau thì trả về FALSE.

DOLLAR: Chuyển đổi một số thành dạng tiền tệ (dollar Mỹ).

CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi thành một chuỗi.

CODE: Trả về mã số của ký tự đầu tiên chuỗi text.

CLEAN: Loại bỏ tất cả những ký tự không in ra được trong chuỗi.

VALUE: Chuyển một chuỗi thành một số.

UPPER: Đổi tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ in hoa.

TRIM: Xóa tất cả những khoảng trắng vô nghĩa trong chuỗi văn bản.

TEXT: Chuyển đổi một số thành dạng văn bản (text) theo định dạng được chỉ định.

SUBSTITUTE: Thay thế chuỗi này bằng một chuỗi khác.

SEARCH: Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con trong một chuỗi.

RIGHT: Tách lấy ký tự từ bên phải.

REPT: Lặp lại một chuỗi với số lần được cho trước.

REPLACE: Thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác.

PROPER: Viết hoa chữ cái đầu mỗi chữ.

MID: Tách lấy 1 nhóm ký tự ở giữa văn bản.

LOWER: Viết thường cả chuỗi.

LEN: Đếm số ký tự trong một chuỗi.

LEFT: Tách lấy ký tự từ bên trái.

Trên đây là toàn bộ các lệnh cơ bản trong Excel, cách để thành thạo Excel cơ bản, tầm quan trọng của Excel cơ bản văn phòng, các phím tắt trong Excel nên biết và các hàm Excel thường dùng trong văn phòng. Hy vọng bài viết này hữu ích cho cuộc sống của bạn, cảm ơn bạn đã đọc bài viết này!

Xem thêm: Một số cách sửa định dạng số trong Excel chi tiết nhất

Office -