Cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu và các bước sử dụng Excel thành thạo

Cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu, các bước sử dụng Excel thành thạo, học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản và một số phần mềm học Excel miễn phí. Đọc ngay bài viết sau để tìm hiểu thông tin chi tiết!

Nội Dung Chính

Các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu mà bạn nên tham khảo bao gồm: 

Hiểu được các lỗi sai: Đôi khi việc làm này rất tốn thời gian và thậm chí không thể tìm được lỗi sai từ đâu. Nếu không nắm được các lỗi trong Excel, cứ mỗi lần máy báo lỗi là bạn phải dò lại toàn bộ công thức. Việc bắt được bệnh sẽ giúp bạn sửa chữa lỗi nhanh chóng hơn. Trong quá trình nhập hàm để tính toán, chắc chắn chúng ta sẽ gặp rất nhiều trường hợp phần mềm báo lỗi như ###, #NUM!, #DIV/0!,… Khi đó bạn cần phải hiểu được Excel đã thông báo điều gì.

Các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu

Các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu

Học cách phân tích thuật toán: Sau này khi đi làm việc, bạn cũng sẽ có kỹ năng phân tích các con số tốt hơn, đảm bảo độ chính xác của công việc và rút ngắn dealine. Tuy nhiên việc phân tích một bài toán trước khi làm, vẽ ra một sơ đồ rành mạch sẽ giúp bạn giải nó nhanh chóng và hiệu quả hơn. Công đoạn này chỉ được giảng dạy trong các trường lớp nhưng rất ít ai chú ý lắng nghe. Đây là điều mà những người tự học Excel cơ bản thường bỏ qua. 

Học thuộc các hàm cơ bản: Chúng ta cần tìm hiểu sao cho thiết lập được những công thức khó bằng các hàm cơ bản, sau đó rút ngắn dần công thức. Sau khi học được một hàm nào đó, bạn cần thực hành nhiều lần để nắm vững nó. Sau đó mới tiến dần đến những hàm khó hơn và cách lồng ghép các hàm sao cho chính xác, không xảy ra lỗi nào. Ban đầu chúng ta nên tiếp xúc với những hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, IF,… Nếu không nắm được các hàm số cơ bản thì bạn sẽ không thể nào hiểu được chương trình này. Đây là điều bắt buộc trong quá trình tự học Excel. 

Rèn luyện tính kiên trì của bản thân: Khi làm xong mà công thức quá dài, chúng ta cũng nên tìm hiểu cách rút gọn nhất có thể để tăng tính chuyên nghiệp. Tính kiên trì cũng rất cần cho những hàm số phức tạp, đòi hỏi bạn cần phải đi từng bước nhỏ. Tuy nhiên nếu trải qua được giai đoạn này bạn sẽ có được một nền tảng cơ bản và từ đó tự học hiệu quả hơn. Các hàm số, thuật toán rất dễ làm người ta xao lãng và đôi khi là bỏ cuộc. Có thể nói Excel là một trong những phần mềm gây ra nhiều khó khăn nhất cho những người mới bắt đầu. 

Tự học Excel cơ bản cần làm gì? 

Học Excel cơ bản thì đầu tiên các bạn sẽ học các kiến thức lý thuyết môn Excel cơ bản sau đó đi vào thực hành cách sử dụng các hàm trong Excel. Điều đầu tiên của quá trình tự học Excel cơ bản chính là làm quen giao diện Microsoft Excel. Các thành phần của một bảng tính Excel bao gồm: 

– Thanh bảng tính: Dùng để chuyển đổi, thực hiện lệnh với bảng tính.

– Thanh cuộn ngang và dọc cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.

– Các thanh công cụ (Tools): Chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là standard và formatting.

– Thanh công thức (Formula Bar): Dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.

– Nút biểu tượng Excel: Chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, Save, Print, Close.

– View: Chứa các lệnh phục vụ việc tùy biến màn hình giao diện của microsoft Excel.

– Review: Chứa một số công cụ xử lý văn bản như kiểm tra chính tả, track change, bảo mật.

– Data: Chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).

– Formula: Chứa các lệnh làm việc với hàm.

– Page Layout: Chứa các lệnh định dạng trang văn bản và hình ảnh.

– Insert: Chứa các lệnh chèn một số đối tượng vào văn bản như bảng biểu, hình ảnh, đồ họa, chữ nghệ thuật, tiêu đề đầu và cuối văn bản.

– Home: Chứa các lệnh liên quan chỉnh sửa sao chép, cắt, dán dữ liệu và định dạng đoạn văn bản, ô tính, tìm kiếm thay thế.

Các bước sử dụng Excel thành thạo

Kỹ năng sử dụng Excel một cách thành thạo và nắm được các thủ thuật Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Các bước sử dụng Excel thành thạo như sau: 

Bước 1: Tăng sức mạnh với Power Query và Power Pivot. 

– Đây là một công cụ quan trọng cần thiết đối với bất kỳ ai tham gia phân tích lượng dữ liệu khổng lồ hoặc cần thực hiện các phân tích phức tạp. Trong Power Pivot, bạn cũng có thể tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng dữ liệu và ghi các hàm được gọi là hàm DAX. Power Pivot là một công cụ cho phép lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu, vượt ra ngoài các giới hạn vật lý của Excel.

– Với Power Query, bạn có thể nhập dữ liệu dễ dàng từ nhiều nơi khác nhau bao gồm CSV, web và từ một thư mục. Power Query là một công cụ được sử dụng để nhập và định hình dữ liệu sẵn sàng để phân tích. 

– Nếu bạn là người nắm vững kiến thức về hai công cụ Power này sẽ giúp bạn vượt xa người dùng “thông thường”.

Các bước sử dụng Excel thành thạo

Các bước sử dụng Excel thành thạo

Bước 2: Bảo vệ dữ liệu Excel. 

– Đầu tiên bạn chỉ định ô nào trên trang tính, bạn không muốn khóa. Excel có một số kiểu bảo vệ khác nhau có thể được áp dụng, nhưng kiểu phổ biến nhất là bảo vệ trang tính (sheets). Bảo vệ dữ liệu Excel của bạn là một bước quan trọng khác cần thực hiện. 

Bước 3: Tổng hợp dữ liệu với Pivot Tables. 

– Các tính năng của Excel như Pivot Tables, công thức và định dạng có điều kiện sẽ chỉ hoạt động nếu dữ liệu chính xác. PivotTable là một công cụ giúp tạo báo cáo đơn giản hơn và không yêu cầu viết bất kỳ công thức phức tạp nào. Chúng cực kỳ mạnh mẽ, nhưng cũng đơn giản để sử dụng. Pivot Table có thể được sử dụng để chia nhỏ danh sách bán hàng lớn để xem doanh số bán hàng theo khu vực hoặc thậm chí doanh số bán các sản phẩm cụ thể trong từng khu vực. Pivot Tables là một trong những công cụ tuyệt vời nhất trong Excel. 

Bước 4: Sử dụng Flash Fill. 

– Tính năng này có thể giảm đáng kể thời gian thực hiện các tác vụ làm sạch dữ liệu thông thường. Công cụ Flash Fill vô cùng hữu ích để xử lý dữ liệu nhưng không phải ai cũng biết đến công cụ này. 

Bước 5: Trực quan hóa dữ liệu chính với định dạng có điều kiện. 

– Conditional Formatting giúp người dùng hiểu nhanh về dữ liệu họ đang xem. Định dạng có điều kiện là một trong những tính năng phổ biến nhất của Excel.

Bước 6: Tạo một danh sách thả xuống đơn giản. 

Một danh sách thả xuống đơn giản trên bảng tính Excel có thể giúp bạn nhập văn bản dễ dàng hơn nhiều và quan trọng hơn là đảm bảo văn bản chính xác. 

Bước 7: Tìm hiểu một số phím tắt hữu ích. 

– Excel có hơn 500 phím tắt và một loạt các thủ thuật hữu ích để tăng tốc cách bạn làm việc. Khi bạn bắt đầu sử dụng các phím tắt này trong công việc hàng ngày, hãy tìm hiểu thêm các tổ hợp phím tắt khác mà bạn thường sử dụng.

Bước 8: Cách điều hướng giao diện.

– Nhấn Ctrl và phím Home cùng nhau sẽ đưa bạn đến ô đầu tiên trong phạm vi dữ liệu của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải làm việc với một bảng dữ liệu lớn. Nhấn phím Ctrl và bấm các phím mũi tên lên, xuống, trái hoặc phải sẽ đưa bạn đến ô được sử dụng cuối cùng theo hướng đó. Nếu bạn đang sử dụng tab để di chuyển qua các cột, nhấn Enter sẽ đưa bạn xuống một hàng và quay lại ô của cột mà bạn đã bắt đầu. Trong khi phím Enter quan trọng có thể được sử dụng để di chuyển đến các ô ngay phía dưới của cột. 

Học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản

Trong Excel có hàng trăm hàm, cơ bản có mà nâng cao thì cũng rất nhiều. Tuy nhiên, chúng ta không cần phải biết hết các hàm này và nói thật là cũng không thể biết hết được, nhớ được hết số hàm đó chắc giảm tuổi thọ nhiều lắm, thay vì nhớ nhiều hàm như vậy thì bạn nên học có chọn lọc một số hàm thường dùng nhất. Học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản dưới đây: 

Hàm đếm ô trống COUNTBLANK:

– Cú pháp của hàm là: =COUNTBLANK(phạm vi bảng tính cần đếm).

– Trong đó:

Học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản

Học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản

Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện: 

– Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

– Trong đó: 

Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE: 

– Cú pháp của hàm AVERAGE là: = AVERAGE (number1, [number2],…).

– Trong đó:

Hàm COUNTIF: 

– Cú pháp cho hàm COUNTIF trong Microsoft Excel là: = COUNTIF(range, criteria)

– Trong đó: 

Hàm đếm COUNT: 

– Cú pháp: = COUNT (value1, [value2],…)

– Trong đó: 

Một số phần mềm học Excel miễn phí

Một số phần mềm học Excel miễn phí mà bạn nên tham khảo bao gồm: 

Blog học Excel online: Blog cung cấp các series bài về Excel, cung cấp những tài nguyên học Excel tại nhà. Blog học Excel online là một trang web được sắp xếp bài bản cũng như khoa học về các công cụ học Excel. 

Group “Tin Học Văn Phòng”: Đây sẽ là một diễn đàn có hơn 50 nghìn người có thể hỗ trợ bạn vượt qua bất kỳ khó khăn nào trong Excel. Nội dung của các nhóm chủ yếu là hỏi, đáp về các thủ thuật Excel nói riêng và thủ thuật tin học văn phòng nói chung. Nhóm Facebook này được đặt ở chế độ công khai vì vậy các bạn có thể theo dõi mà không cần phải tham gia nhóm.

Một số phần mềm học Excel miễn phí

Một số phần mềm học Excel miễn phí

Web kế toán: Đây là một diễn đàn chung cho dân kế toán hỏi, đáp các khó khăn, thắc mắc về giấy tờ, chứng từ và các vấn đề pháp lý. Nó cung cấp các kiến thức Excel chuyên phục vụ cho chuyên ngành kế toán như bảng tính kế toán, mẫu sổ kế toán và cả những phần mềm kế toán.

Forum giải pháp Excel: Với kho dữ liệu lớn cũng như hoàn toàn miễn phí, bạn có thể bắt đầu việc học Excel một cách đơn giản và dễ dàng rồi đó. Mỗi chuyên mục sẽ có hàng nghìn bài viết, nhiều nhất là khoảng hơn 150 nghìn bài chia sẻ. Website này hiện đang cung cấp những kiến thức Excel cơ bản cho người học theo từng chuyên mục rõ ràng. 

Trên đây là toàn bộ các cách tự học Excel dành cho người mới bắt đầu, các bước sử dụng Excel thành thạo, học Excel mỗi ngày bằng các hàm tính toán cơ bản và một số phần mềm học Excel miễn phí. Hy vọng bài viết này hữu ích cho cuộc sống của bạn, cảm ơn bạn đã đọc bài viết này!

Xem thêm: Lỗi #N/A trong Excel là gì, nguyên nhân và cách khắc phục

Office -